Ahad, 7 Mac 2010

MPK PKG

KANDUNGAN



Bil. Perkara Muka Surat
1. Tujuan 2
2. Konsep Manual Prosedur Kerja (MPK) Dan Fail Meja (FM) 2
3. Kandungan Manual Prosedur Kerja (MPK) 6
3.1 Proses Kerja Bagi Mengurus & Menganjurkan Kursus / Bengkel 7
Carta Aliran Mengurus & Menganjurkan Kursus / Bengkel 8
3.2 Proses Kerja Bagi Mengurus & Menganjurkan Mesyuarat 9
Carta Aliran Mengurus & Menganjurkan Mesyuarat 10
3.3 Proses Kerja Bagi Pembelian Bahan / Peralatan 11
Carta Aliran Pembelian Bahan / Peralatan 12
3.4 Proses Kerja Bagi Penerimaan Perbekalan Bahan / Peralatan
13
Carta Aliran Penerimaan Perbekalan Bahan / Peralatan
14
3.5 Proses Kerja Bagi Perolehan Bahan Perpustakaan PKG (Buku)
15
Carta Aliran Perolehan Bahan Perpustakaan PKG (Buku)
16
3.6 Proses Kerja Bagi Lawatan Bimbingan Teknologi Pendidikan
17
Carta Aliran Lawatan Bimbingan Teknologi Pendidikan 18
3.7 Proses Kerja Bagi Pemantauan Program Galakan Membaca (NILAM)
19
Carta Aliran Pemantauan Program Galakan Membaca (NILAM)
20
3.8 Proses Kerja Bagi Perkhidmatan Bantuan Teknologi Pendidikan
21
Carta Aliran Perkhidmatan Bantuan Teknologi Pendidikan 22

PANDUAN MENGENAI MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM)

A. TUJUAN

1. Panduan ini bertujuan untuk membantu Ketua-Ketua Jabatan menyediakan Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) dengan lebih berkesan dan berkualiti.

B. KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM)

2. MPK dan FM adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah
jabatan / pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan / pejabat keseluruhannya.

3. MPK adalah dokumen rujukan untuk peringkat jabatan / pejabat. Ia mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan / pejabat, seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan / pejabat, objektif, fungsi, prosedur dan pegawai / staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut.

4. Maklumat mengenai sejarah dan rasional penubuhan jabatan / pejabat akan membolehkan individu dalam jabatan / pejabat mengetahui mengapa jabatan/pejahat ditubuhkan dan apakah harapan-harapan jabatan / pejabat terhadap mereka. Maklumat mengenai objektif dan fungsi utama jabatan / pejabat pula akan membolehkan individu dalam jabatan / pejabat mengetahui tujuarah yang perlu diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Penetapan fungsi jabatan / pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di bawab jabatan / pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan / pejabat jelas mengenai parameter tugas masing-¬masing dengan tepat di samping mengetahui tugas-tugas bahagian / unit / individu lain dalam jabatan / pejabat. Rangkaian prosedur dan pegawai / staf bertanggungjawab yang ditunjukkan pula akan memberi gambaran yang jelas kepada individu mengenai langkah-langkah yang terlibat dalam semua aktiviti jabatan / pejabat.

5. MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan, pembaziran masa dan ketidakcekapan. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dikenal pasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai bahan rujukan. Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningkatkan produktiviti jabatan / pejabat. Bagi menyenangkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu dibekalkan dengan MPK.

6. FM pula berperanan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang individu dalam jabatan / pejabat. Untuk tujuan ini FM dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan / pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist) yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap. Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu juga dimuatkan dalam FM. Objektif Jabatan, objektif Bahagian dan Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit masing-masing akan membantu individu-individu memahami peranan mereka dalam jabatan / pejabat.


KONSEP MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA (FM)

Peringkat Dokumen Rasmi Faedah Tujuan
Kenyataan Harapan Jabatan / Pejabat


Tuju Arah Yang Jelas


Jabatan / Pejabat MPK Penentuan Fungsi Yang Jelas Peningkatan Kecekapan Dan Keberkesanan Jabatan / Pejabat


Pembahagian Aktiviti / Tugas Antara Bahagian / Unit Yang Jelas


Rangkaian Prosedur Dan Pegawai / Staf Bertanggungjawab Yang Jelas Bagi Setiap Aktiviti

Peningkatan Produktiviti Jabatan / Pejabat

Tuju Arah Yang Jelas


Tugas Dan Tanggungjawab Yang Jelas


Individu / Jawatan FM Kedudukan Yang Jelas Dalam Jabatan / Pejabat Peningkatan Kecekapan Dan Keberkesanan Individu


Dasar-Dasar / Peraturan Yang Jelas


Prosedur / Aliran Kerja Yang Jelas



7. Dengan adanya FM, seseorang pegawai akan dapat memahami peranannya dalam sesebuah jabatan / pejabat dan bagaimana ia boleh membantu meningkatkan produktiviti jabatan/pejabat. FM adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai bagi menjalankan tugasnya setiap hari dan harus ditempatkan di meja pegawai.

8. Selain daripada sebagai alat pengurusan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan individu dan jabatan / pejabat, MPK dan FM juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan / pejabat. Biasanya pegawai-pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Didapati mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan -rakan yang terdahulu dan tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk.

9. Sebelum MPK dan FM diperkenalkan, pekerja-pekerja dalam jabatan / pejabat melaksanakan tugas masing-masing berasaskan pengetahuan yang dipelajari dan pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama. Seringkali pengetahuan tersebut tidak berasaskan kepada cara-cara bekerja yang seragam dan hanya berasaskan kepada kefahaman pegawai-pegawai lama. Dengan yang demikian terdapat pekerja-pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaan ini melambatkan penyelesaian ke atas sesuatu tugas.

10. MPK dan FM mempunyai tujuan dan fokus yang berbeza. Oleh yang demikian jabatan / pejabat perlu mempunyai kedua-dua dokumen ini. Perbezaan bagi kedua-dua dokumen ini adalah seperti berikut :

MPK FM

Dokumen Rujukan Peringkat Jabatan Dokumen Rujukan Peringkat Individu / Jawatan

Berasaskan Fungsi Dan Bidang Tugas Jabatan Berasaskan Tugas Dan Tanggungjawab Individu

Satu MPK Untuk Satu Jabatan Satu FM Bagi Satu Jawatan

Mengandungi Maklumat Menyeluruh Mengenai Semua Aktiviti Dalam Jabatan Mengandungi Maklumat / Panduan Untuk Mengendalikan Tugas Yang Ditetapkan bagi Satu-Satu Jawatan



11. MPK adalah untuk rujukan semua pegawai / staf. Hanya satu MPK akan disediakan bagi satu jabatan / pejabat. Fokus utama MPK adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan jabatan / pejabat keseluruhan. Sementara fokus utama FM adalah untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. FM perlu disediakan untuk semua individu / jawatan dalam jabatan / pejabat.

12. Penyediaan MPK dan FM membawa beberapa kebaikan seperti berikut:


a) Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan
rasmi;

b) Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;

c) Menentukan peraturan jabatan / pejabat dipatuhi;

d) Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;

e) Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru;

f) Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain;

g) Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan

sistem dibuat;

h) Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja;

i) Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.


13. Adalah dijangka jika MPK dan FM disediakan dengan sempurna dan dijadikan sebagai rujukan utama dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab jabatan / pejabat, kecekapan dan keberkesanan jabatan / pejabat dapat dipertingkatkan.



C. KANDUNGAN MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)

14. MPK mengandungi 8 perkara utama seperti berikut :

Latar Belakang Jabatan / Pejabat

Senarai Borang-Borang Yang Digunakan Objektif Jabatan / Pejabat



Carta Alir Kerja / Aktiviti-Aktiviti Utama MANUAL PROSEDUR KERJA Carta Jabatan / Pejabat




Proses Kerja Kerja / Aktiviti-Aktiviti Utama Fungsi-Fungsi Utama Jabatan / Pejabat

Aktiviti-Aktiviti Bagi Fungsi-Fungsi Utama







3.1 PROSES KERJA BAGI MENGURUS & MENGANJURKAN KURSUS / BENGKEL

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melaksanakan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Mengenalpasti keperluan.

2. Mengenalpasti kumpulan sasaran.
PTP DGA 32
3. Mengenalpasti sumber manusia.
PTP DGA 32
4. Menyediakan kertas kerja.
PTP DGA 32 Kertas Kerja
5. Menyediakan borang pesanan - tempat, peralatan, bahan & makan minum. PTP DGA 32 Borang Pesanan
6. Memastikan pesanan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan PSPN. Pen. Pengarah Unit PKG
7. Menyediakan dan mendapatkan tandatangan untuk surat jemputan peserta. PTP DGA 32 Surat Jemputan
8. Menyediakan dan mendapatkan kelulusan untuk surat jemputan fasilitator. PTP DGA 32 Surat Jemputan
9. Mengedarkan surat-surat jemputan peserta dan fasilitator. PTP DGA 32 Surat Jemputan
10. Memastikan tempat, alatan, bahan dan edaran adalah sesuai dan mencukupi. PTP DGA 32
11. Membuat tempahan makan minum daripada pembekal. PTP DGA 32 Borang Tempahan
12. Mengurus / mengendalikan perjalanan kursus / bengkel. PTP DGA 32
13. Memastikan senarai nama peserta berbetulan dengan kehadiran. PTP DGA 32 Senarai Nama
14. Mendapatkan maklumbalas penilaian penceramah dan penilaian kursus. PTP DGA 32 Borang Penilaian
15. Memproses pesanan-pesanan kerajaan.
PTP DGA 32 Pesanan Kerajaan
16. Membuat laporan kursus.
PTP DGA 32
17. Memastikan pembekal menerima pembayaran seperti sepatutnya. PTP DGA 32
18. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 17.
PTP DGA 32 Fail
19. Tamat


CARTA ALIRAN MENGURUS & MENGANJURKAN KURSUS / BENGKEL

1. Mengenalpasti keperluan.


2. Mengenalpasti kumpulan sasaran.


3. Mengenalpasti sumber manusia.


4. Menyediakan kertas kerja.



5. Menyediakan borang pesanan - tempat, peralatan, bahan & makan minum.



TIDAK

Lulus ? 6. Memastikan pesanan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan PSPN.

YA
7. Menyediakan dan mendapatkan tandatangan untuk surat jemputan peserta.


8. Menyediakan dan mendapatkan kelulusan untuk surat jemputan fasilitator.



9. Mengedarkan surat-surat jemputan peserta dan fasilitator.


10. Memastikan tempat, alatan, bahan dan edaran adalah sesuai dan mencukupi.


11. Membuat tempahan makan minum daripada pembekal.


12. Mengurus / mengendalikan perjalanan kursus / bengkel.


13. Memastikan senarai nama peserta berbetulan dengan kehadiran.


14. Mendapatkan maklumbalas penilaian penceramah dan penilaian kursus.


15. Memproses pesanan-pesanan kerajaan.


16. Memastikan pembekal menerima pembayaran seperti sepatutnya.


17. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 17.



18. Failkan
3.2 PROSES KERJA BAGI MENGURUS & MENGANJUR MESYUARAT

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melaksanakan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Mengenalpasti keperluan.
PTP DGA 32
2. Mengenalpasti kumpulan sasaran.
PTP DGA 32
3. Menyediakan kertas kerja.
PTP DGA 32 Kertas Kerja
4. Menyediakan borang pesanan - tempat, peralatan, bahan & makan minum. PTP DGA 32 Borang Pesanan
5. Memastikan pesanan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan PSPN. Pen. Pengarah Unit PKG
6. Menyediakan dan mendapatkan tandatangan untuk surat jemputan peserta. PTP DGA 32 Surat Jemputan
7. Membuat tempahan makan minum daripada pembekal. PTP DGA 32 Surat Jemputan
8. Mengurus / mengendalikan perjalanan mesyuarat. PTP DGA 32
9. Memastikan senarai nama peserta berbetulan dengan kehadiran. PTP DGA 32 Senarai Nama
10. Memproses pesanan-pesanan kerajaan.
PTP DGA 32 Pesanan Kerajaan
11. Memastikan pembekal menerima pembayaran seperti sepatutnya. PTP DGA 32
12. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 11.
PTP DGA 32 Fail
13. Tamat


CARTA ALIRAN MENGURUS / MENGANJURKAN MESYUARAT

1. Mengenalpasti keperluan.



2. Mengenalpasti kumpulan sasaran.


3. Menyediakan kertas kerja.


4. Menyediakan borang pesanan - tempat, peralatan, bahan & makan minum.



TIDAK
Lulus ? 5. Memastikan pesanan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan PSPN.

YA
6. Menyediakan dan mendapatkan tandatangan untuk surat jemputan peserta.



7. Membuat tempahan makan minum daripada pembekal.


8. Mengurus / mengendalikan perjalanan mesyuarat.


9. Memastikan senarai nama peserta berbetulan dengan kehadiran.



10. Memproses pesanan-pesanan kerajaan.


11. Memastikan pembekal menerima pembayaran seperti sepatutnya.


12. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 11.


13. Tamat


PROSES KERJA BAGI PEMBELIAN BAHAN / PERALATAN

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melaksanakan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Mengenalpasti keperluan.
PTP DGA 32
2. Mengenalpasti bahan / peralatan tidak tersenarai dalam kontrak pusat. PTP DGA 32
3. Menyediakan borang pesanan – peralatan dan bahan PTP DGA 32 Borang Pesanan
4. Memastikan pesanan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan PSPN. Pen. Pengarah Unit PKG
5. Membuat tempahan peralatan dan bahan dari pembekal. PTP DGA 32
6. Menandatangani bil / baucer / invois pembelian.
PTP DGA 32 Bil / Baucer / Invois
7. Merekodkan stok peralatan dan bahan mengikut kategori. PTP DGA 32 Rekod Perolehan
8. Memproses pesanan-pesanan kerajaan.
PTP DGA 32 Pesanan Kerajaan
9. Memastikan pembekal menerima pembayaran seperti sepatutnya. PTP DGA 32
10. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 9.
PTP DGA 32 Fail
11. Tamat


CARTA ALIRAN PEMBELIAN BAHAN / PERALATAN


1. Mengenalpasti keperluan.


2. Mengenalpasti bahan / peralatan tidak tersenarai dalam kontrak pusat.


3. Menyediakan borang pesanan - peralatan dan bahan.



TIDAK
Lulus ? 4. Memastikan pesanan diluluskan oleh Jawatankuasa Kewangan PSPN.

YA
5. Membuat tempahan peralatan dan bahan dari pembekal.


6. Menandatangani bil / baucer / invois pembelian.



7. Merekod stok peralatan dan bahan mengikut kategori.


8. Memastikan pembekal menerima pembayaran seperti sepatutnya.


9. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 9.


10. Tamat


PROSES KERJA BAGI PENERIMAAN PERBEKALAN BAHAN / PERALATAN

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melaksanakan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Menerima perbekalan bahan / peralatan.
PTP DGA 32
2. Menyemak perbekalan bahan / peralatan memenuhi kriteria / spesifikasi. PTP DGA 32 Nota Penghantaran
3. Menyemak bilangan perbekalan bahan / peralatan adalah mencukupi. PTP DGA 32 Nota Penghantaran
4. Memastikan perbekalan bahan / peralatan dalam keadaan memuaskan. PTP DGA 32 Nota Penghantaran
5. Menandatangi akuan penerimaan / nota penghantaran / invois pembekal. PTP DGA 32 Nota Penghantaran
6. Merekodkan stok bahan / peralatan mengikut kategori. PTP DGA 32 Rekod Perolehan
7. Memproses bahan / peralatan. (jika perlu)
PTP DGA 32
8. Menempatkan bahan / peralatan mengikut kesesuaian penggunaan. PTP DGA 32
9. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 8.
PTP DGA 32 Fail
10. Tamat


CARTA ALIRAN PENERIMAAN PERBEKALAN BAHAN / PERALATAN

1. Menerima perbekalan bahan / peralatan.









TIDAK
Diperakukan ? 2. Menyemak perbekalan bahan / peralatan memenuhi kriteria / spesifikasi.
Pembekal membuat pembetulan
YA







TIDAK Diperakukan ? 3. Menyemak bilangan perbekalan bahan / peralatan adalah mencukupi.
Pembekal membuat pembetulan
YA





TIDAK

Diperakukan ? 4. Memastikan perbekalan bahan / peralatan dalam keadaan memuaskan.
Pembekal membuat pembetulan
YA




5. Menandatangi akuan penerimaan / nota penghantaran / invois pembekal.



6. Merekodkan stok bahan / peralatan mengikut kategori.


7. Memproses bahan / peralatan. (jika perlu)


8. Menempatkan bahan / peralatan mengikut kesesuaian penggunaan.



9. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 8.


10. Tamat


PROSES KERJA BAGI PEROLEHAN BAHAN PERPUSTAKAAN PKG (BUKU)

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melaksanakan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Menerima perbekalan bahan / peralatan.
PTP DGA 32
2. Menyemak senarai bahan mengikut invois / nota penghantaran perbekalan. PTP DGA 32 Nota Penghantaran
3. Menyemak bilangan bahan mengikut invois / nota penghantaran perbekalan PTP DGA 32 Nota Penghantaran
4. Memastikan perbekalan bahan menepati kriteria tempahan. PTP DGA 32 Nota Penghantaran
5. Menandatangani akuan penerimaan / nota penghantaran / invois pembekal. PTP DGA 32 Nota Penghantaran
6. Membuat proses teknik perolehan bahan buku.
PTP DGA 32
7. Merekodkan perolehan di dalam Daftar Buku-Buku Perpustakaan. PTP DGA 32 Rekod Perolehan
8. Memasukkan data buku ke dalam sistem automasi komputer. PTP DGA 32 Sistem Automasi
9. Menyediakan senarai perolehan buku terkini untuk promosi. PTP DGA 32 Senarai Perolehan
10. Menempatkan buku mengikut kategori.
PTP DGA 32
11. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 10.
PTP DGA 32 Fail
12. Tamat


CARTA ALIRAN PEROLEHAN BAHAN PERPUSTAKAAN PKG (BUKU)

1. Menerima perbekalan bahan / peralatan.






TIDAK
Diperakukan ? 2. Menyemak senarai bahan mengikut invois / nota penghantaran perbekalan.
Pembekal membuat pembetulan


YA



TIDAK
Diperakukan ? 3. Menyemak bilangan bahan mengikut invois / nota penghantaran perbekalan
Pembekal membuat pembetulan
YA





TIDAK
Diperakukan ? 4. Memastikan perbekalan bahan menepati kriteria tempahan.
Pembekal membuat pembetulan
YA





5. Menandatangani akuan penerimaan / nota penghantaran / invois pembekal.


6. Membuat proses teknik perolehan bahan buku.


7. Merekodkan perolehan di dalam Daftar Buku-Buku Perpustakaan.


8. Memasukkan data buku ke dalam sistem automasi komputer.


9. Menyediakan senarai perolehan buku terkini untuk promosi.


10. Menempatkan buku mengikut kategori.


11. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 10.


12. Tamat


PROSES KERJA BAGI LAWATAN BIMBINGAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melaksanakan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Menentukan matlamat / objektif.
PTP DGA 32 Borang Kajian
2. Mengenalpasti sekolah untuk dilawati.
PTP DGA 32
3. Menentukan bidang yang akan diberikan bimbingan. PTP DGA 32
4. Menentukan kumpulan sasaran.
PTP DGA 32
5. Menyediakan borang untuk laporan bimbingan.
PTP DGA 32 Borang Laporan
6. Memaklumkan sekolah tentang tarikh, masa, objektif & pegawai lawatan. Pengetua / Guru Besar
7. Melakukan lawatan Bimbingan Teknologi Pendidikan. PTP DGA 32
8. Mengadakan perjumpaan / perbincangan dengan pihak pengurusan sekolah. Pengetua / Guru Besar
9. Menentukan tarikh dan masa bagi lawatan tindakikut seterusnya. (jika perlu) PTP DGA 32
10. Membuat laporan lawatan.
Pen. Pengarah Unit PKG Borang Laporan
11. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 10.
PTP DGA 32
12. Tamat


CARTA ALIRAN LAWATAN BIMBINGAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN


1. Menentukan matlamat / objektif.


2. Mengenalpasti sekolah untuk dilawati




3. Menentukan bidang yang akan diberikan bimbingan.




4. Menentukan kumpulan sasaran.




5. Menyediakan borang untuk laporan bimbingan.


6. Memaklumkan sekolah tentang tarikh, masa, objektif & pegawai lawatan.



7. Melakukan Lawatan Bimbingan Teknologi Pendidikan.



8. Mengadakan perjumpaan / perbincangan dengan pihak pengurusan sekolah.





YA
Perlu ? 9. Menentukan tarikh dan masa bagi lawatan tindakikut seterusnya. (jika perlu)
Tentukan tarikh lawatan berikut TIDAK






10. Membuat laporan lawatan.


11. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 10.




12. Tamat


PROSES KERJA BAGI PEMANTAUAN PROGRAM GALAKAN MEMBACA (NILAM)

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Menentukan matlamat / objektif.
PTP DGA 32 Borang Kajian
2. Mengenalpasti sekolah untuk dilawati.
PTP DGA 32
3. Menentukan bidang yang akan dipantau.
PTP DGA 32
4. Menentukan kumpulan sasaran.
PTP DGA 32
5. Menyediakan borang untuk laporan pemantauan. PTP DGA 32 Borang Pemantauan
6. Memaklumkan sekolah tentang tarikh, masa, objektif & pegawai pemantauan. Pengetua / Guru Besar Surat Makluman
7. Melakukan pemantauan Program Galakan Membaca (NILAM). PTP DGA 32
8. Mengadakan perjumpaan / perbincangan dengan pihak pengurusan sekolah. Pengetua / Guru Besar
9. Menentukan tarikh dan masa bagi pemantauan tindakikut seterusnya. (jika perlu) PTP DGA 32
10. Membuat laporan pemantauan.
Pen. Pengarah Unit PKG Borang Laporan
11. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 10.
PTP DGA 32 Fail
12. Tamat


CARTA ALIRAN LAWATAN PEMANTAUAN PROGRAM GALAKAN MEMBACA (NILAM)


1. Menentukan matlamat / objektif.



2. Mengenalpasti sekolah untuk dilawati





3. Menentukan bidang yang akan diberikan bimbingan.





4. Menentukan kumpulan sasaran.





5. Menyediakan borang untuk laporan bimbingan.



6. Memaklumkan sekolah tentang tarikh, masa, objektif & pegawai
lawatan.



7. Melakukan lawatan Pemantauan Program Galakan Membaca
(NILAM).



8. Mengadakan perjumpaan / perbincangan dengan pihak pengurusan
sekolah.





YA
Perlu ? 9. Menentukan tarikh dan masa bagi lawatan tindakikut seterusnya.
(jika perlu)
Tentukan tarikh lawatan berikut TIDAK






10. Membuat laporan lawatan.


11. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 10.





12. Tamat


PROSES KERJA BAGI PERKHIDMATAN BANTUAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Meluluskan / Dirujuk Dokumen Yang Digunakan
1. Menerima permohonan khidmat bantu dari sekolah. PTP DGA 32
2. Mengenalpasti jenis khidmat bantu yang diperlukan. PTP DGA 32
3. Merekodkan permohonan jenis khidmat bantu yang diperlukan. PTP DGA 32 Rekod Khidmat Bantu
4. Menyediakan borang untuk laporan khidmat bantu yang akan diberikan. PTP DGA 32 Borang Laporan
5. Memaklumkan sekolah tentang tarikh & masa, perkhidmatan akan diberikan. Pengetua / Guru Besar Panggilan Telefon
6. Melakukan perkhidmatan khidmat bantu yang diperlukan. PTP DGA 32
7. Mencadangkan perkhidmatan khidmat bantu alternatif. (jika perlu) PTP DGA 32
8. Merekodkan perkhidmatan khidmat bantu yang diberikan. Pengetua / Guru Besar Rekod Khidmat Bantu
9. Membuat laporan perkhidmatan khidmat bantu yang diberikan. Pen. Pengarah Unit PKG Borang Laporan
10. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 8.
PTP DGA 32 Fail
11. Tamat


CARTA ALIRAN PERKHIDMATAN BANTUAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN

1. Menerima permohonan khidmat bantu dari sekolah.



2. Mengenalpasti jenis khidmat bantu yang diperlukan.





3. Merekodkan jenis khidmat bantu yang diperlukan.





4. Menyediakan borang untuk laporan khidmat bantu yang diberikan.


5. Memaklumkan sekolah tentang tarikh & masa perkidmatan akan
diberikan.



6. Melakukan perkhidmatan khidmat bantu yang diperlukan.






YA
Perlu ? 7. Mencadangkan perkhidmatan khidmat bantu alternatif. (jika perlu)
Mencadangkan alternatif TIDAK






8. Membuat laporan perkhidmatan khidmat bantu yang diberikan.



9. Mendokumen dan merekodkan perkara 1 – 8.





10. Tamat

Tiada ulasan:

Catat Ulasan